Poslovna komunikacija u modernom poslovanju, ali i životu uopšte, ima veoma značajnu ulogu. To je vaša reklama. Tekst koji pišete, mora snažno da oslikava vrijednost vaše organizacije. Svako poslovno pismo treba da bude kratko, jasno i napisano razumljivim jezikom.

 

Šta trebam znati?

Osnovne postavke poslovne korespondencije su:

a) Brzina, ekspeditivnost i ažurnost

Ovo načelo nalaže da se na svako pismo, molbu, zahtjev i drugo pismeno obraćanje, odgovori u što kraćem roku.

b) Čuvanje poslovne i službene tajne

Nalaže korespondentima da čuvaju sve podatke koja sadrže pisma, naročito ako je naglašeno sa „Povjerljivo”, „Strogo povjerljivo” i sl.

c) Tačnost i obazrivost

Ovo načelo zahtjeva da svi podaci sadržani u pisanim saopštenjima i aktima, treba da budu tačni, jasno nedvosmisleno precizno napisani, a pismo bude skladna cjelina.

d) Poštovanje odgovarajućeg stila

Rečenice treba da budu kratke, jasne, bez nepotrebnih stranih riječi, arhaizama i lokalizama, razumljive za lica kojima se obraćamo

e) Poštivanje pravila administrativnog i arhivskog poslovanja

Naglasiti šta je predmet pisma sa „Obavještenje”, „Odluka”, „Ponuda”, „Molba”. Nepoštovanje propisa tehničke obrade, čuvanja, razvrstavanja i arhiviranja svih pisanih dokumenata mogu imati i pravne posljedice.

f) Estetski i tehnički dobro obrađeno pismo

Poslovno pismo treba biti napisano uredno, bez precrtanih dijelova, bez  pravopisnih, gramatičkih i drugih grešaka.

 

Nakon zaglavlja pisma, prvo pišete uvodni pasus, u kojem se sa poštovanjem obraćate drugoj strani, objašnjavate šta želite, kako ste došli do kontakta ili podsjećate na ranije razgovore. Poslije toga u središnjem, odnosno glavnom dijelu pisma, pišete o suštini i predmetu, zbog kojeg i pišete pismo. Budite kratki i jasni, bez nepotrebnih detalja. Posljednji pasus, odnosi se na pozdravni dio, gdje se trebate zahvaliti na izdvojenom vremenu i pozvati na saradnju ili novi dogovor.

Pošalji mi e-mail…

Danas se e-mail često koristi, kao jedan od oblika poslovne korespondencije. Međutim, trebate

znati, da e-mail-om ne šaljete dopise koji su previše dugački. Zbog čega? Zbog toga što većina ljudi ne voli ili nema vremena čitati duge poslanice, pa takvi e-mail-ovi, vjerovatno neće biti ni pročitani. Ukoliko ipak šaljete ponudu ili neki drugi dokument, koji ima više strana, putem e-mail-a, otkucajte ga u Wordu, a potom ga „zakačite“, odnosno priložite kao attachment.

Pogrešno je napisano, jer sam bio u žurbi…

Pazite da ime primatelja bude ispravno napisano. Nije profesionalno, a ni učtivo da ime osobe koja treba da dobije i pročita pismo, bude pogrešno napisano. Takođe, pročitajte pismo nekoliko puta prije nego ga pošaljete, kako bi provjerili, ima li pravopisnih i tehničkih grešaka. Ukoliko šaljete e-mail kolegama i/ili poslovnim partnerima, izbjegavajte slanje šala i neprimjerenog sadržaja. Postoji mogućnost da primaoci neće na najbolji način shvatiti šalu, pa će vas manje respektovati.

NAPOMENA: Tekst je vlasništvo autora i Centra za edukaciju i obrazovanje. Nije dozvoljena distribucija i korištenje ovog teksta, ili njegovih dijelova, bez dozvole autora i uz obavezno navođenje izvora.